工会采购管理办法的必要性主要体现在以下几个方面：

一、保障会员权益的核心作用

维护职工切身利益

工会采购直接涉及职工福利发放（如节日用品、生活物资等）和活动组织所需物资的采购，通过规范管理确保职工能以合理价格获得所需物品，提升生活质量。

增强会员归属感

公开透明的采购流程和优质的服务能够增强会员对工会的认同感和归属感，促进工会凝聚力的形成。

二、提升采购效率与透明度

集中采购降低成本

通过集中采购和规模化运作，可以降低单位采购成本，例如校工会规定单次采购金额超5000元需签订合同。

阳光采购与监督机制

实行公开招标或集中采购，引入第三方质量监督，避免暗箱操作，确保采购过程的公正性。

三、规范管理与风险防控

明确采购流程

从需求分析、供应商评估、合同签订到付款结算，规范各环节操作，降低因流程不规范引发的资金安全风险。

内部监督与审计

设立专门机构或指定人员负责采购监督管理，定期审计采购活动，及时发现并整改问题。

四、支持战略发展

长期供应商管理

在选择供应商时，不仅关注价格，还综合评估技术实力、服务态度等，建立长期稳定合作关系，支持企业战略实施。

资源优化配置

通过科学规划采购预算和库存管理，避免资源浪费，提高资金使用效益。

五、应对挑战的必要措施

信息对称与成本控制

采用现代化信息技术（如ERP系统）实现信息共享，降低信息不对称导致的采购成本过高问题。

合规性与法律保障

依据国家法律法规和行业标准制定管理办法，确保采购活动合法合规，避免因违规操作引发法律风险。

综上，工会采购管理办法是保障职工权益、提升管理效率、防控风险的重要手段，也是工会履行职能、服务会员的必然要求。